Penerapan Use Case dan Class Diagram
UML merupakan suatu metode untuk menganalisa proses bisnis dan kemudian memodelkannya dalam notasi – notasi tertentu. Notasi – notasi tersebut mempunyai aturan – aturan khusus yang mencerminkan suatu pengertian tertentu.
Notasi Aktor pada Diagram Use Case
- Kasir
Pada notasi di atas melambangkan kasir dalam usaha retail. Notasi demikian didapati pada diagram Use Case.
Jenis – jenis diagram pada UML ada kurang lebih 7 diagram: Diagram use
case, diagram activity, diagram sequence, diagram class, diagram jurnal, diagram
collaboration, diagram statechart dan diagram implementation. Semakin
ke atas ( Diagram use case ) lebih mudah dimengerti oleh level manajerial
dan semakin ke bawah ( Diagram implementation ) lebih mudah dimengerti
oleh level technical (programmer).
Proses Bisnis Usaha Retail
Proses bisnis usaha retail pada umumnya terdiri dari bagian – bagian
sebagai berikut: Pembelian, Penjualan, Kasir, Gudang, Manajemen dan
bagian akuntansi. Berikut ini akan dijelaskan fungsionalitas masing –
masing bagian.
1. Bagian Pembelian
Bagian pembelian bertanggung jawab untuk melakukan order pembelian.
Bagian pembelian mengetahui tentang jumlah dan jenis barang yang harus
dibeli lewat informasi – informasi yang didapat oleh bagian gudang, bagian
penjualan, bagian akuntansi maupun instruksi dari manajemen. Dalam satu
order pembelian bisa jadi terjadi pengiriman barang lebih dari satu kali
karena dalam satu daftar order bisa jadi daftar barang nya lebih dari satu
dan kuantitasnya sangat banyak.
2. Bagian Penjualan
Bagian penjualan bertanggung jawab untuk melakukan order penjualan.
Pada usaha retail kecil (minimart) biasanya bagian penjualan ini digabung
dengan bagian kasir. Dalam satu order penjualan pada usaha retail besar
bisa jadi terjadi pengiriman lebih dari satu kali.
3. Kasir
Bagian kasir bertugas untuk menerima dan mengeluarkan uang tunai.
Menerima uang tunai dari customer akibat dari order penjualan yang
dibuat oleh bagian penjualan. Mengeluarkan uang tunai ke supplier akibat
dari order pembelian yang dibuat oleh bagian pembelian.
4. Gudang
Bagian gudang bertugas untuk menerima pengiriman barang dari supplier
akibat dari order pembelian yang dibuat oleh bagian pembelian dan
bertugas untuk mengatur pengiriman barang ke customer akibat dari order
penjualan yang dibuat oleh bagian penjualan.
5. Manajemen
Manajemen bertugas untuk mengatur jalannya proses bisnis baik dari segi
perencanaan, mengorganisasikan, melaksanakan maupun melakukan
pengendalian. Pengendalian yang dilakukan manajemen salah satunya
adalah berdasarkan laporan – laporan proses bisnis usaha retail tersebut.
Penerapan UML pada Usaha Retail
6. Bagian Akuntansi
Bagian akuntansi bertugas untuk mencatat transaksi – transaksi dalam
suatu proses bisnis usaha retail. Bagian akuntansi tidak memegang uang
tunai, barang maupun melakukan order pembelian / penjualan. Bagian
akuntansi semata – mata mencatat, melakukan rekap dan membuat
laporan yang r kepada pihak manajemen.
Dari analisa proses bisnis usaha retail di atas maka penyusun akan
membuat model dalam UML yaitu diagram use case, diagram activity,
diagram sequence dan diagram class.
1. Diagram Use Case
Dari analisa proses bisnis di atas berarti dijumpai adanya enam aktor yaitu
bagian pembelian, penjualan ,kasir, gudang, manajemen dan bagian
akuntansi.
Dari gambar 1 terdapat 6 buah aktor utama, yaitu bagian gudang, bagian
pembelian, bagian penjualan, bagian akuntansi, manager dan customer
serta dua buah aktor turunan (generalisasi), yaitu customer biasa dan
customer special.
Bagian gudang bertugas memasukkan data penerimaan barang yang
kemudian disimpan oleh sistem ke dalam basis data dan memasukkan data
pengeluaran barang yang kemudian disimpan oleh sistem ke dalam basis
data. Masing – masing proses penyimpanan data tersebut oleh sistem kemudian dikalkulasikan untuk mengurangi atau menambah data persediaan (inventory).
Bagian pembelian bertugas memasukkan data order pembelian yang kemudian disimpan oleh sistem ke dalam basis data.
Bagian penjualan bertugas memasukkan data order penjualan yang
kemudian disimpan oleh sistem ke dalam basis data dan memeriksa data
order penjualan sebelum data order penjualan tersebut dapat dipakai oleh
bagian gudang untuk mengirimkan barang ke customer.
Bagian akuntansi bertugas memaintain laporan – laporan , merekap semua
laporan – laporan dari data – data yang disimpan oleh sistem ke dalam basis
data.
Manager bertugas untuk melihat laporan dan melakukan tindakan yang
dibutuhkan berdasarkan laporan – laporan tersebut.
2. Diagram Activity
Diagram acitivity yang akan penyusun buat adalah khusus pada bagian
memasukkan data order penjualan.
Diagram Activity dari Use Case memasukkan data order
penjualan
Pada gambar 2 tampak empat bagian yang terlibat dalam proses
memasukkan data order penjualan. Bagian tersebut adalah : sistem,
customer, bagian penjualan dan gudang.
Sistem menyatakan kondisi siap memasukkan order penjualan kemudian
customer membuat data order penjualan apabila customer sudah bisa
membuat data order penjualan sendiri yang merupakan kegiatan
administrasi dari order barang sesungguhnya. Apabila customer belum
mampu membuat data order penjualan maka bagian penjualan yang akan
membuat order penjualan sesuai dengan pilihan customer.
Waktu pengiriman barang maka bagian gudang akan mengeluarkan barang –
barang sesuai order penjualan tersebut. Pengeluaran barang akan
mengurangi saldo barang yang masih harus dikirim oleh pihak customer
pada order penjualan tersebut. Bagian gudang akan mengupdate order
penjualan. Kemudian bagian gudang akan memasukkan data barang –
barang yang dikirim berdasarkan order penjualan tersebut. Kemudian oleh
sistem data - data pengeluaran barang disimpan ke basis data. Pengiriman
barang ke customer juga otomatis akan mengurangi jumlah persediaan
(inventory) sehingga sistem secara otomatis juga mengupdate persediaan
(inventory) dan menyimpannya ke dalam basis data lalu sistem akan
mengakhiri proses order data penjualan.
3. Diagram Sequence
Diagram Sequence yang penyusun buat adalah diagram sequence bagian
memasukkan data order penjualan melanjutkan activity diagram
memasukkan data order penjualan
Gambar 3. Diagram Sequence Memasukkan Data Order Penjualan
Pada gambar 3 dilihat bahwa customer memasukkan order penjualan
sesudah itu sistem akan mengambil data persediaan (inventory) yang
secara teknis meneruskan ke database wrapper untuk me-load data
persediaan. Kemudian sistem akan menampilkan ke customer apakah
barang tersebut masih ada di gudang atau tidak.
Sesudah customer sukses memasukkan data order penjualan maka sistem
akan menotifikasi kepada bagian penjualan bahwa ada order penjualan
yang masuk. Bagian penjualan akan mengecek kondisi order tesebut
apakah sudah benar atau belum. Selain sistem meberitahukan kepada
bagian penjualan secara otomatis maka customer juga menyampaikan
kepada bagian penjualan mengenai order penjualan yang telah dia buat.
Sesudah bagian penjualan memverifikasi order penjualan yang dibuat
customer maka bagian penjualan akan menandai order penjualan tersebut
dengan status valid.
Sesudah bagian penjualan memvalidasi order penjualan tersebut maka
sistem akan menotifikasi bagian gudang mengenai adanya order penjualan
yang sudah divalidasi yang masuk. Selain itu bagian penjualan juga akan
menyampaikan secara lisan mengenai adanya order penjualan yang sudah
divalidasi yang masuk. Bagian gudang kemudian akan meload data order
penjualan untuk melihat data – data barang yang perlu dikirim dalam order
penjualan tersebut. Sesudah itu bagian gudang akan mengirimkan barang
ke customer. Setelah barang diterima customer dan tanda terima sudah
didapat maka bagian gudang akan mengupdate data order penjualan untuk
mengurangi daftar barang – barang yang masih harus dikirim ke customer.
Setelah bagian gudang mengupdate order penjualan maka sistem akan
mengakhiri proses order penjualan.
4. Diagram Class
Diagram Class dari usaha retail menggambarkan objek – objek yang
dibutuhkan dalam pembuatan sistem informasi yang nyata.
Gambar 4. Diagram Class Usaha Retail
Pada gambar 4 di atas tampak 13 kelas. 6 kelas berasal dari aktor yang
berasal dari use case dan 7 kelas lainnya berasal dari kata – kata benda dan
kelas – kelas bentukan lain, yaitu : data penerimaan barang, data
inventory, laporan – laporan, data pengeluaran barang, data order
penjualan, website dan data order pembelian.
Kelas bagian gudang me-maintain kelas data penerimaan barang dan kelas
data pengeluaran barang. Kelas bagian penjualan menggunakan kelas
website. Kelas website membuat data – data pada kelas data order
penjualan. Kelas pembelian memaintain data order pembelian. Kelas
manager menggunakan kelas laporan – laporan. Kelas customer
menggunakan kelas website. Kelas akuntansi memaintain kelas laporan –
laporan.
Kelas data penerimaan barang mempunyai attribute pengeluaran_id,
order_pembelian_id, item_id, quantity, date dan description. Kelas data
penerimaan barang mempunyai method insert, edit, delete, view,
constructor dan desctructor.
Kelas data inventory mempunyai attribute item_id, item_name, quantity
dan description. Kelas data inventory mempunyai method insert, edit,
delete, view.
Kelas data pengeluaran barang mempunyai atribute pengeluaran_id,
order_penjualan_id, item_id, quantity, date, description, insert, edit,
delete, view. Kelas data pengeluaran barang mempunyai method insert,
edit, delete, view.
Kelas data laporan – laporan mempunyai attribute laporan_id,
laporan_type dan laporan_resource_file. Kelas data laporan – laporan
mempunyai method insert, edit, delete, view.
Kelas data order penjualan mempunyai attribute status, item_id, quantity.
Kelas data order penjualan mempunyai method insert, edit, delete, view.
Kelas website mempunyai attribute user_id, password,
classes_access_right. Kelas website mempunyai method logon.
Kelas data order pembelian mempunyai attribute status, item_id,
quantity. Kelas data order pembelian mempunyai method insert, edit,
delete, view.
4. Implementasi
Implementasi dari rancangan UML di atas dapat diterapkan pada platform
apapun: windows maupun unix sepanjang bahasa pemrograman yang
digunakan bersifat object oriented. Namun mengingat perkembangan
teknologi sekarang yang mengarah kepada user friendly maka disarankan
implementasi dari rancangan di atas ditujukan pada platform windows dan
menggunakan bahasa pemrograman visual seperti visual basic.net
5. Kesimpulan
Penggunaan UML dalam pembuatan sistem informasi usaha retail
membantu dalam menghasilkan sistem informasi yang lebih terencana dan
mendekati keinginan. Hal ini dimungkinkan karena dengan UML ini maka
pihak – pihak terkait seperti manajemen, sistem analis dan programmer
dapat bekerja bersama merumuskan model sebelum pembuatan sistem
informasi sebenarnya sehingga kesamaan persepsi dapat dicapai.
