Business Process Management Sebagai Solusi Bisnis

Definisi Business Process Management/Manajemen Proses Bisnis

Secara sederhana, BPM dapat didefinisikan sebagai perangkat lunak yang disediakan untuk membantu organisasi dalam mengelola proses bisnis yang dimilikinya mulai dari tahap perancangan, lalu otomasi (komputerisasi), kemudian eksekusi, hingga tahap monitoring. Tahapan-tahapan tersebut dikenal sebagai siklus hidup proses.

Masih banyak yang beranggapan BPM hanyalah kelanjutan dari tool-tool proses bisnis yang telah ada sebelumnya. Sebenarnya BPM jauh “lebih luas” dibandingkan tool-tool tersebut. BPM bukanlah sekedar tool proses bisnis model baru. Berikut ini tool-tool proses bisnis yang dianggap sebagai “pendahulu” BPM:

1. Workflow Management

2. EAI (Enterprise Application Integration)

3. Six Sigma

4. BPR (Business Process Reengineering)

5. ERP (Enterprise Resource Planning)

Hampir semua software BPM dibangun dengan menggunakan bahasa pemrograman Java dan .NET. Namun demikian saat ini sudah mulai ada teknologi BPM yang dibangun dengan menggunakan bahasa pemrograman web “murni”, yaitu PHP. Pada tulisan yang akan datang kita akan coba membahas mengenai tren bahasa pemrograman yang digunakan pada teknologi BPM.

Siklus Hidup Proses Bisnis Sebelum Datangnya BPM

Untuk dapat memahami apa BPM itu sebenarnya, ada baiknya kita memahami terlebih dahulu siklus hidup yang biasanya dilalui oleh sebuah proses bisnis sebelum datangnya BPM. Setelah itu kita akan melihat bagaimana pengaruh BPM terhadap siklus hidup proses bisnis. Gambar di samping adalah contoh siklus hidup yang “biasa” terjadi pada sebuah proses bisnis. Ada 4 tahapan yang dilalui oleh suatu proses bisnis, yaitu:

Perancangan proses oleh business analyst

Komputerisasi proses (pembangunan software) oleh software developer

Eksekusi proses oleh end-user (karyawan, mitra, pelanggan)

Analisa jalannya proses (monitoring) oleh business analyst

1. Perancangan Proses Bisnis Tanpa BPM

Sebagaimana ditunjukkan oleh gambar di atas, siklus sebuah proses dimulai pada tahap perancangan. Pada tahap ini seorang business analyst akan merancang proses bisnis yang ingin diimplementasi baik dengan memanfaatkan berbagai tool yang ada (misalnya Microsoft Visio) ataupun hanya dengan bermodalkan kertas. Business analyst akan berusaha keras agar rancangan proses yang dihasilkan dapat berjalan secara optimal pada saat diimplementasi.

Untuk itu pada saat perancangan ia akan mempertimbangkan berbagai faktor yang dapat mempengaruhi jalannya proses bisnis itu nantinya, misalnya:

Jumlah SDM (Sumber Daya Manusia) yang dimiliki perusahaan

Alokasi biaya untuk proses tersebut

Metode pembagian tugas

Waktu pengerjaan untuk setiap stage pada proses

Banyaknya faktor yang harus diperhitungkan membuat perancangan sebuah proses bisnis menjadi cukup rumit dan bisa memakan waktu hingga berminggu-minggu.

2. Pembangunan Software (Komputerisasi Proses Bisnis) Tanpa BPM

Setelah proses bisnis berhasil dirancang, maka tahap selanjutnya adalah mengkomputerisasi (meng-online-kan) proses tersebut. Komputerisasi proses adalah pembangunan perangkat lunak yang merupakan representasi dari proses tersebut. Komputerisasi proses cenderung dilakukan oleh perusahaan sebagai solusi untuk meningkatkan performansi proses. Tahapan ini dilakukan oleh profesional IT (karyawan di divisi IT ataupun outsourcing ke perusahaan software).

Dengan adanya komputerisasi proses maka proses bisnis tidak lagi berjalan secara manual. Form-form yang tadinya berbentuk kertas akan diubah menjadi form-form dalam format digital pada layar monitor yang dapat diisi dengan menggunakan keyboard. Jalannya perangkat lunak tentunya akan sesuai dengan flowchart yang telah dibuat oleh business analyst. Tahap pembangunan software ini dapat memakan waktu hingga berbulan-bulan.

3. Eksekusi Proses Bisnis Tanpa BPM

Setelah software berhasil dibangun maka selanjutnya software tersebut akan segera diimplementasi agar dapat dieksekusi. Pada tahap eksekusi, end-user (karyawan, mitra, pelanggan) akan dapat memulai (meng-initiate/men-trigger) suatu proses bisnis dan berkolaborasi dengan pengguna lain yang terlibat pada pada proses tersebut.

Sebagai contoh, katakanlah sebuah perusahaan telah mengkomputerisasi proses Pengadaan Barang (procurement) yang dimilikinya dengan cara membeli (ataupun membangun sendiri) software Pengadaan Barang (e-procurement). Maka untuk dapat mengajukan permohonan pengadaan barang, seorang karyawan tidak perlu lagi mengisi form berbentuk kertas. Mereka tinggal mengisi form digital yang dapat diakses pada alamat web tertentu dengan menggunakan web browser (Mozilla Firefox, Internet Explorer, Opera, dll). Setelah form diisi maka selanjutnya form yang telah diisi akan secara otomatis di-routing oleh software procurement tersebut kepada karyawan lain yang berwenang (misalnya supervisor). Routing tersebut tentunya sesuai dengan flowchart proses procurement yang telah dirancang sebelumnya.

4. Evaluasi Jalannya Proses Bisnis Tanpa BPM

Setelah komputerisasi proses bisnis tersebut berjalan maka selanjutnya business analyst akan melakukan evaluasi jalannya proses (monitoring). Proses tersebut mungkin tidak berjalan sesuai yang diharapkan. Business analyst akan mendapatkan berbagai fakta baru yang mungkin belum terpikirkan sebelumnya. Misalnya adanya bottleneck pada situasi tertentu (busy hour), kekurangan SDM, dsb. Dari hasil evaluasi yang dilakukan, maka business analyst dapat memutuskan apakah proses bisnis yang dirancangnya akan diubah atau tidak. Perubahan dapat dilakukan misalnya dengan mengubah flowchart, menambah alokasi SDM, dan lain sebagainya.

Bisnis Proses Manajemen (BPM) manfaat bagi perusahaan 

Bisnis proses mungkin  sesuatu yang sudah umum dalam perusahaan , tujuan dari bisnis proses adalah untuk meningkatkan efektifitas dan efisiensi dalam perusahaan . Dan tentunya berujung pada meningkatnya persaingab terhadap competitor dan berakhir pada meningkatnya bisnis sebuah peusahaan .

Seiring berkembangnya persaingan dalam dunia bisnis , setiap perusahaan harus cepat dalam merespon . baik terhadap competitor maupun pelanggan

Hal ini tentunya akan berimbas kepada bisnis proses yang akan semakin komplek dan memakan banyak resource . Padahal untuk membuat desain bisnis proses saja bias memakan waktu berbulan-bulan . Hal ini sangat tidak efisien . Semetara pelanggan tidak bisa menunggu .

Permasalahan yang sering dihadapi dalam membuat BPM

1. Banyak duplikasi data

2. Management sulit mengontrol

3. Tidak bisa melihat proses yang terjadi 

Siklus Hidup Proses Bisnis Setelah Datangnya BPM

1. Perancangan Proses Bisnis dengan BPM

Sebagaimana sebelum datangnya BPM, siklus sebuah proses diawali dengan tahap perancangan yang dilakukan seorang business analyst. Namun kali ini business analyst melakukannya dengan menggunakan tool perancangan (process modeler) yang disediakan oleh software BPM. Tool ini tidak hanya menyediakan sarana untuk menggambar flowchart melainkan juga simulasi jalannya flowchart tersebut. Hal ini sangat membantu business analyst karena ia dapat memprediksi jalannya proses dengan lebih akurat.

Berikut ini beberapa hal yang dapat dilakukan dengan mudah menggunakan process modeler:

Membuat berbagai skenario simulasi untuk untuk menguji performansi sebuah proses pada berbagai kondisi yang berbeda. Seorang business analyst dapat, misalnya, membandingkan performansi proses penjualan (sales) ataupun proses purchasing pada kondisi sibuk (busy hour) dan kondisi normal

Memprediksi jumlah antrian (queue) yang mungkin timbul pada sebuah stage dari suatu proses

Memprediksi jumlah SDM yang dibutuhkan untuk menghindari bottleneck

Memprediksi biaya yang dibutuhkan oleh suatu proses

Hal tersebut tentunya akan sangat mempermudah business analyst. Pekerjaan perancangan yang tadinya memakan waktu berminggu-minggu sekarang dapat dilakukan dalam hitungan hari (bahkan jam). Walaupun waktu pengerjaan menjadi jauh lebih cepat, hasil yang diperoleh justru menjadi jauh lebih akurat.

2. Pembangunan Software (Komputerisasi Proses Bisnis) dengan BPM

Setelah datangnya BPM, tahapan pembangunan software (komputerisasi proses) juga menjadi jauh lebih cepat. Pembangunan software workflow yang tadinya memakan waktu hingga berbulan-bulan sekarang dapat dilakukan dalam hitungan minggu. Bahkan beberapa software BPM dapat mengotomasi proses yang sederhana, misalnya pengajuan cuti, dalam hitungan menit (kurang dari 1 jam). Hal ini dikarenakan BPM telah menyediakan tool pembangunan software yang dapat mempermudah pekerjaan software developer. Tool tersebut adalah Process IDE (Integrated Development Environment). Process IDE adalah RAD (Rapid Application Development) Tool yang menyediakan berbagai fitur yang dapat mempermudah pembangunan komputerisasi proses. Contoh fitur yang disediakan oleh process IDE adalah:

Drag-and-drop form designer

Drag-and-drop report designer

Source code editor dengan fasilitas syntax highlighting

Workflow framework

Database designer yang mendukung berbagai basis data (Oracle, SQLServer, PostgreSQL, MySQL, dsb)

3. Eksekusi Proses Bisnis dengan BPM

Masih sama dengan sebelum BPM datang, software yang telah dibangun akan diimplementasi agar dapat digunakan oleh end-user (karyawan, pelanggan, dan mitra). Apakah perbedaan antara komputerisasi proses yang dibangun sebelum datangnya BPM dan sesudah datangnya BPM?

Setelah datangnya BPM, hubungan antar proses yang sudah dikomputerisasi akan menjadi lebih terintegrasi dan dapat diakses melalui Process Portal. Adanya integrasi antar proses sangatlah banyak manfaatnya. Salah satu keuntungan terbesar adalah adanya mekanisme load balancing (pembagian tugas) yang lebih baik. Pembagian tugas antar karyawan di sebuah perusahaan akan menjadi lebih “adil”. Pembagian tugas tersebut diatur secara otomatis oleh engine dari software BPM.

Keuntungan lainnya adalah kemudahan penggunaan. Biasanya setiap aplikasi (proses yang dikomputerisasi) dibangun oleh vendor yang berbeda serta memiliki alamat dan halaman login yang berbeda pula. Karena dibangun oleh vendor yang berbeda maka cara penggunaan setiap aplikasi pun akan berbeda pula. Akibatnya, aplikasi-aplikasi tersebut menjadi “liar” dan sulit untuk digunakan. Dengan adanya BPM, semua proses yang telah dikomputerisasi dapat diakses pada alamat yang sama dan memiliki “look-and-feel” yang sama pula.

Tentunya masih banyak keuntungan lain dari adanya integrasi tersebut. Kita akan membahasnya pada tulisan yang lain.

4. Evaluasi Jalannya Proses Bisnis dengan BPM

Setelah proses diimplementasi maka selanjutnya business analyst akan mengukur kinerja (performansi) dari proses tersebut. BPM memiliki tool khusus yang menyediakan berbagai data statistik (built-in) dari seluruh proses yang telah diimplementasi baik yang sedang berjalan maupun yang telah selesai. Tool tersebut adalah Process Monitor.

Dengan adanya Process Monitor kita tidak perlu lagi membangun modul (ataupun fitur) tambahan untuk menghitung performansi sebuah proses. Semua proses yang diotomasi dengan menggunakan BPM akan secara otomatis dimonitor oleh Process Monitor. Data-data performansi tersebut akan disimpan dan dapat kita lihat kapanpun.

Data-data yang disediakan oleh Process Monitor diantaranya adalah:

1. Bottleneck pada suatu proses

2. Beban (load) setiap orang pada suatu proses

3. Biaya dari sebuah proses

4. Kinerja karyawan yang terlibat pada proses

5. Utilitas proses
 

Keuntungan dari BPM

Tujuan utama dari BPM adalah untuk mencapai kemajuan yang signifikan dalam sisi produktifitas dan kualitas pelayanan kepada pelanggan.  Kedua faktor tersebut mempunyai dampak yang penting pada bisnis, dengan mengurangi biaya, meningkatkan kepuasan pelanggan, dan implementasi yang cepat terhadap sebuah service yang baru.

Pada kegiatan sehari- hari, biasanya terdapat beberapa situasi pada tingkat operasional organisasi, antara lain:

1. Aktivitas yang melibatkan beberapa departemen atau organisasi sering kali tidak teratur dan saling bersimpangan satu sama lain. Hal ini menyebabkan permasalahan, penundaan, dan pelayanan yang buruk.

2. Informasi tidak berjalan antar department. Informasi seringkali hilang karena  tidak ada yang mengetahui siapa yang seharusnya mengerjakan sebuah tugas.

3. Tim manajemen tidak dapat mengetahui apa yang sedang dikerjakan atau hasil pengerjaan. Tidak ada informasi yang cukup memadai untuk dijadikan dasar untuk mengambil keputusan.

4. Beban pekerjaan tidak seimbang, sehingga menyebabkan timbulnya bottleneck yang berimbas pada efisiensi pada seluruh organisasi.

5. Pengetahuan hanya dipegang oleh beberapa orang saja dan biasanya orang orang tersebut tersebar dan tidak terdapat di semua bagian.

Untuk mengimbangi lingkungan yang kompetitif dan terus berkembang dan berubah, sangat lah penting untuk memegang teguh konsep “continuous improvement” atau perbaikan terus menerus menuju kesempurnaan. Organisasi harus memiliki fleksibilitas dan kelincahan untuk menangani perubahan perubahan seperti kebutuhan pelanggan yang terus berubah, perkembangan teknologi, karyawan, dan perusahaan juga harus efektif dan efisien agar dapat mengembangkan bisnis nya dalam jangka menengah maupun jangka panjang. Bisnis dan teknologi juga harus bergabung dan berjalan bersamaan untuk mencapai optimasi dengan bahasa dan tujuan yang sama.

Otomatisasi dan pengembangan yang terus menerus dari proses memungkinkan sebuah organisasi untuk mendapatkan keuntungan berikut:

1. Peningkatan produktivitas organisasi. Aktivitas akan berjalan lebih mulus dan lebih efisien setelah dimodelkan dan diotomatsasi.

2. Dapat mendeteksi dan memperbaiki masalah, seperti downtime, bottleneck, dan penggunaan sumber daya yang tidak efisien, secara cepat. Auditing dan monitoring yang menggunakan data yang real time yang didapatkan pada saat proses sedang berjalan membuat deteksi yang lebih awal dan lebih cepat terhadap sebuah permasalahan.

3. Memperbaiki kerja sama antar departemen dan dengan organisasi eksternaI, seperti klien, supplier, dan distributor. Interaksi organisasi dengan pihak pihak ini dapat dengan mudah dimodelkan dan disistemasikan, mendatangkan efisiensi dengan bertukar informasi dan pekerjaan atau tugas (task).

4. Memberikan pelayanan yang lebih baik untuk klien, supplier, distributor, dan partner. Provide better service to clients, suppliers, distributors and partners.

5. Meningkatkan kontrol terhadap aktivitas organisasi. Setiap saat, snapshot dari pekerjaan yang sedang dikerjakan dapat dilihat.

6. Mendapatkan informasi yang akurat mengenai performa perusahaan untuk mendukung pengambilan keputusan yang cepat. Dengan menggunakan balance scorecard yang terupdate secara real time, maka performa perusahaan dapat dilihat dengan cepat.

7. Mempunyai compliance terhadap hokum, peraturan, prosedur, dan best practice. Facilitate compliance with laws, regulations, procedures and best practices.

Menghemat waktu dengan otomatisasi pembuatan dokumentasi dan informasi yang dibutuhkan.